Organizácia a koordinácia v administratíve

úvod

Pretože organizácia je súčasťou administratívneho procesu, musíte najprv poznať a porozumieť tomu, čo je administratíva, a preto sa musíte najskôr ponoriť do tejto témy a potom sa zapojiť do organizácie a koordinácie podnikania.

Podstatou správcovstva je pomôcť organizáciám predvídať budúcnosť tým, že sa budú spoliehať na minulosť bez toho, aby stratili zo zreteľa súčasnosť.

Táto veda, ktorá je takou rozsiahlou oblasťou štúdia, má rôznorodých a mnohotvárnych vedcov alebo analytikov, ktorí sa ju snažia definovať z hľadiska, ktorý je v súlade s ich akademickým vzdelaním, ktoré však odhalilo nespočetné definície. a každý z nich berie základy, čo sa týka analytika: zatiaľ čo pre inžiniera najdôležitejšou vecou budú procesy, efektívnosť času a pohybov; Pre účtovníka budú najdôležitejšie finančné zdroje a pre správcu ľudské zdroje.

Z praktických dôvodov sa správa môže považovať za proces, ktorým spoločnosť vyvíja a vykonáva svoje činnosti a činnosti organizovaným spôsobom, pričom uplatňuje zásady, ktoré jej umožňujú spoločne robiť najlepšie rozhodnutia na vykonávanie kontroly nad svojimi aktívami, záväzkami a povinnosťami, ktoré Budú vás viesť k postaveniu na národných aj medzinárodných trhoch alebo ho možno definovať ako proces vytvárania, navrhovania a udržiavania prostredia, v ktorom ľudia pracujúci alebo pracujúci v skupinách efektívne dosahujú vybrané ciele. V kontexte možno povedať, že administratíva je umením plánovania, organizácie, integrácie, riadenia a kontroly každého funkčného zdroja spoločnosti, aby sa dosiahol organizačný cieľ. zvyčajneVzťahuje sa na úlohy a činnosti spojené s riadením organizácie alebo jednej z jej jednotiek, tj prostredníctvom iných.

Plánovanie administratívnych procesov

Podľa Rodrígueza Valencie je plánovanie podstatou administratívy, je to dosiahnutie cieľa, určitého cieľa, to znamená, že je základným kameňom administratívneho procesu, pretože si vyžaduje poznať potrebu konať, vyšetrovať a analyzovať ho pre neskoršie vypracovať návrh opatrení založených na výskume, analýze a nakoniec urobiť najlepšie rozhodnutie. (Meggison, 2009, s. 156)

Dá sa povedať, že plánovanie spočíva v výbere postupu činnosti a prijímaní rozhodnutí pred činnosťami, ktoré sa majú vykonať, to znamená, že je to podstata kedy a ako, teda význam procesu plánovania, ktorý sa vykonáva. správne. Táto postupnosť krokov pozostáva hlavne z nasledujúcich prvkov: strategické, taktické a operatívne plánovanie. Prvý sa uskutoční z dlhodobého hľadiska, ďalší zo strednodobého hľadiska a posledný z krátkodobého hľadiska. V závislosti od charakteru organizácie by sa mal použiť súbor zosúladených plánov a mali by sa využívať na jej výkon. (Hispavista Blogdiario.com, 2006)

Strategické plánovanie je cesta alebo všeobecné usmernenie, ktoré sa prijíma na dosiahnutie stanoveného cieľa a ktoré je vypracované spolu s víziou a obchodným poslaním diagnostikovaním vonkajšieho a vnútorného prostredia príslušnej spoločnosti. Hlavnými aspektmi strategického plánovania priamo ovplyvňovaného manažérmi sú vízia a poslanie, ciele, stratégie a prideľovanie zdrojov.

Podľa (Don Hellriegel, 2005, s. 183), taktické plánovanie znamená robiť konkrétne a konkrétne rozhodnutia týkajúce sa toho, čo robiť, kto to urobí a ako to urobia, v období kratšom alebo rovnajúcom sa jednému roku, inými slovami, sú akčné plány so stanovenými cieľmi.

Prevádzkové plánovanie sú určené prostriedky, ktoré sa použijú na dosiahnutie akčných plánov, a tým na dosiahnutie okamžitých cieľov alebo konkrétnych výsledkov. Vyskytuje sa na najnižšej úrovni organizácie.

Prvky plánovania sú: ciele, politiky, pravidlá a nariadenia, plány, postupy, programy a rozpočty.

Organizácia

Je to usporiadanie alebo technická štruktúra vzťahov, ktoré musia existovať medzi funkciami, úrovňami a činnosťami materiálnych a ľudských zdrojov / prvkov sociálneho organizmu, aby sa dosiahla maximálna účinnosť v rámci uvedených plánov a cieľov. (Mercado, 2004, s. 267)

Vynikajúce plánovanie by bolo zbytočné alebo málo užitočné, ak nemáte organizačné zásady. Dohodli sa na tom, že je najvhodnejšie vykonávať určité úlohy alebo funkcie na základe ich schopností, odbornej prípravy a schopností, pričom sa prihliada na dostupné zdroje, okrem iného na odhalenie dôležitosti obchodnej organizácie.

Klasifikácia každej jednej z oblastí spoločnosti, hierarchia a analýza pozícií, rozdelenie práce, reťaz velenia a heterogénne typy oddelenia sú niektoré dôležité pojmy v spoločnosti, ktoré má organizácia organizovať, a preto sú to niektoré z funkcií, ktoré sú v tejto časti administratívneho procesu chránené.

integrácia

Podľa (Reyes Ponce, 1996, s. 336) integrácia získava a moduluje prvky / materiál a ľudské zdroje, ktoré organizácia a plánovanie naznačujú ako potrebné pre správne fungovanie sociálneho organizmu. Konkrétne možno povedať, že integrácia sa týka hľadania správnej osoby na správnom mieste, čo sa vykonáva identifikáciou požiadaviek na pracovnú silu, súpisom dostupných ľudí, integráciou (nábor, výber, prijímanie do zamestnania), povýšenie / hodnotenie, hodnotenie, plánovanie kariéry, odmeňovanie a výcvik alebo rozvoj zručností)

adresa

Táto stránka administratívneho procesu je praktickejšia ako predchádzajúce dva, plánovanie a organizácia. Vzhľadom na to, že v tomto momente budeme pracovať na ľudskom faktore, tí, ktorí sú zodpovední za oblasť alebo útvar, ako aj orgány dohľadu, vedúci a iné funkcie, ktoré majú 2 alebo viac ľudí pod ich velením, si musia byť vedomé, že pracujú s „ľudskými bytosťami“ a nie so „strojmi“, ktoré možno vykonávajú rovnaké alebo podobné funkcie, ale sú si navzájom úplne odlišné, každý s rôznymi potrebami, schopnosťami, schopnosťami, znalosťami, skúsenosťami, snami a túžbami, ale je schopný vykonávať akúkoľvek činnosť, ktorá sú zverené najlepším možným spôsobom bez toho, aby zabudli na svoje schopnosti a obmedzenia a… „v žiadosti o to“, a to aj v pracovnom prostredí

Medzi funkcie riadenia patrí: delegovanie aktivít, komunikácia, vedenie, dohľad, motivácia a rozhodovanie.

ovládanie

Na základe kontroly (Reyes Ponce, 1996, s. 440) je meranie, porovnávanie alebo overovanie súčasných a minulých výsledkov vo vzťahu k tým, ktoré sa očakávajú, či už úplne alebo čiastočne, s cieľom korigovať, vylepšiť a formulovať nové plány. Môže sa tiež určiť, do akej miery sa dosiahli ciele organizácie alebo oddelenia, to znamená, že ide o stanovenie noriem, meranie výkonnosti a uplatňovanie príslušných korekcií.

Kontrolný proces si vyžaduje tri základné kroky bez ohľadu na jeho účel a sú to: stanovenie noriem, meranie výkonnosti a korekcia odchýlok vzhľadom na normy a plány.

(Weinhrich, 1998) Vyžaduje si istý stupeň pozorovania a pretože administrátor má na vykonávanie rôznych činností a funkcií, vidí potrebu stanoviť kritické body alebo obmedzujúce faktory operácií, známe ako princípy bodovej kontroly. kritická, a preto sa spätná väzba javí ako mimoriadne dôležitá. Aby bola kontrola efektívna, musí kontrolovať príslušné činnosti, musí byť včasná, nákladovo efektívna, presná a prijateľná pre všetky zúčastnené strany. Existujú tri typy riadenia: súbežné alebo pilotné, preventívne alebo údržbárske a nápravné.

Spoločnosť

Vymedzenie pojmu

Podľa (Chiavenato, 1988, s. 15) je spoločnosť definovaná ako sociálna organizácia, ktorá využíva veľké množstvo zdrojov na dosiahnutie cieľov stanovených v plánovaní. Táto axióma sa nepochybne môže zdať jednoduchá, ale zahŕňa štrukturálne prvky koncepcie: rozmanitosť organizačných zdrojov (ľudských, ekonomických, infraštruktúrnych), zjednotených pod špecifickou ideológiou, ktorá sleduje konkrétny účel.

Ideológia je stelesnená vo filozofii, vízii a poslaní každej organizácie. Sú to usmernenia, vďaka ktorým je jedinečný a usmerňuje ho pri každej jeho činnosti. Zdroje môžu byť upravené, ale spoločnosť sa nezmení, ak sa táto nadácia nezmení. Ako hovorí (Riberiro): ak sa spoločnosť pohne, zmení svoj produkt alebo zmení personál bez toho, aby zmenila svoju ideológiu, pretrváva rovnaká spoločnosť. Organizácia sa zmení, len keď sa zmení jej konverzačná štruktúra.

Klasifikácia spoločností

Spoločnosť definuje svoju osobnosť na základe takých prvkov, ako sú filozofia, názov spoločnosti a štýl premietania sa do oblasti, v ktorej pracuje. Existujú rôzne typy spoločností, takže ich klasifikácia môže byť zdĺhavá, je však potrebné tak urobiť, aby bolo jasné, o aký smer sa jedná, a aby sme pochopili spôsob práce, jej organizáciu a koordináciu takým spôsobom, že existuje osem klasifikácií: podľa pôvod jeho kapitálu, hospodársky sektor, jeho veľkosť, sociálna funkcia, usporiadanie jeho kapitálu, platenie daní, forma vykorisťovania a počet vlastníkov.

Organizačný dizajn

Organizačné princípy

Podľa (Mercado, 2004) úspech organizácie spočíva v dodržiavaní a vykonávaní jej zásad, ktoré boli vyvinuté do tej miery, aby boli považované za neomylné, ale tieto sa nepovažujú za absolútne pravdy, ale majú veľkú pomoc a sú uvedené nižšie:

Zásada jednotnosti cieľov je organizačná štruktúra účinná, ak uznáva a umožňuje zamestnancom prispievať k dosahovaniu obchodných cieľov. (Weinhrich, 1998, s. 361)

Princíp analýzy sa zameriava na vykonanie kompletnej analýzy situácie s úmyslom poznať všetky prvky, ktoré tvoria „problém“, a týmto spôsobom priradiť každej časti svoju relatívnu hodnotu; týka sa to rozhodovania.

Zásada jednoduchosti, činností a funkcií, ktoré sa nepoužívajú alebo ktoré nie sú absolútne nevyhnutné pre fungovanie spoločnosti, sa musí vylúčiť a tie, ktoré sú určite užitočné, plodné a ktoré možno vykonávať najprirodzenejším a najjednoduchším možným spôsobom, ktoré možno Odmieta duplikáciu pozícií.

Princíp funkčnosti, čím jasnejšia je definícia očakávaných výsledkov pre funkcie a činnosti, ktoré sa majú vykonať, organizačná autorita a zvýšenie medzirezortných vzťahov, tým väčšie a rýchlejšie výsledky sa pozorujú v súlade s cieľov.

Musí byť jasne stanovený princíp oddelenia, jednotlivé oblasti alebo oddelenia, do ktorých bude spoločnosť vnútorne rozdelená a priraďuje im príslušné funkcie, následne sa vytvorí logická a podrobná príručka z nich, aby sa každá z nich prevádzka, ktorá sa má vykonať, je účinná a efektívna.

Princíp definície pozícií musí byť vymedzený a definovaný písomne a musí všetkým zamestnancom oznámiť činnosti a zodpovednosti, ktoré sa týkajú každej pozície, (Reyes Ponce, 1996, s. 285).

Zásada vyváženosti medzi zodpovednosťou a zodpovednosťou by zodpovednosť za konanie nemala byť väčšia alebo menšia ako zodpovednosť ustanovená delegovaným orgánom. Ak je úloha, úloha, funkcia alebo akákoľvek činnosť delegovaná, prenesie sa zodpovednosť, zároveň sa však musí previesť rovnaká miera oprávnenia a musí sa preniesť, ale za úspech alebo zlyhanie delegovanej úlohy je zodpovedný manažér.

Princíp špecializácie, čím viac je práca rozdelená, tým obmedzenejšia a konkrétnejšia je vykonávaná úloha, získava sa väčšia presnosť, efektívnosť a obratnosť, pretože ak sa špecializujeme na konkrétny bod, je to efektívnejšie, ako keby sa vyžadovalo pokrytie celok takým spôsobom, že skutočným zámerom „špecializácie“ je hľadanie dokonalosti a znalostí.

Princíp jednotky velenia alebo úseku riadenia, pre každú funkciu / činnosť by mal existovať iba jeden príkaz, to znamená jediný dozor / šéf.

Princíp deľby práce súvisí so špecializáciou a jej cieľom je dosiahnuť väčšie výsledky s menšou námahou.

Princíp rovnováhy medzi riadením a kontrolou, autorita je delegovaná a zodpovednosť je zdieľaná, to znamená, že nadriadený šéf (delegátor) musí riadiť a kontrolovať podriadeného (delegáta) takým spôsobom, aby spolu tvorili jednu vôľu a jej aktivita je koordinovaná a efektívna.

Existuje niekoľko uznávaných výhod organizácie. Niektoré z nich sú: poznať vopred činnosti, ktoré sa majú vykonať v každej pozícii; kto je kto v rámci spoločnosti, to znamená, že každý prvok pozná svoje miesto v organizačnej jednotke na hierarchickej úrovni; umožňuje špecializáciu činností; delegovanie činností je uľahčené alebo skôr očakávané. Súčtom všetkých týchto prvkov sa dosiahne účinnosť v procesoch.

Pretože podstata organizácie - ako proces - je objednávka, jej cieľom je pripraviť spoločnosť z jej základov. To sa dá dosiahnuť analýzou vašich funkcií, procesov, produktov, geografických oblastí, matíc, projektov a klientov. Závisí to od potrieb a charakteristík spoločnosti; veľkosť, obrat a stupeň špecializácie.

Základným nástrojom v každej organizácii je organizačná schéma alebo „schéma organizovanej štruktúry“. Pretože to naznačuje medzirezortné vzťahy pozdĺž hlavných línií autority. Musí byť viditeľný a známy všetkým zamestnancom.

Po zvážení všetkých vyššie uvedených skutočností je možné predpokladať, že spoločnosť je pripravená na spustenie funkcií, ďalším krokom je získanie ľudských zdrojov, ktoré sa dosiahnu integráciou.

Diferenciácia alebo integrácia

Proces, ktorým administratíva vytvára pracovné miesta a vzťahy, sa nazýva „návrh organizácie“, čo celkom jednoducho znamená rozhodnutia a činnosti - funkcie, ktoré vedú k štruktúre, ktorá sa nazýva organizačná schéma, ktorá je v podstate schéma, ktorý ilustruje riadiace línie medzi jednotkami oblastí a ľuďmi v rámci organizácie, zvyčajne odhaľuje spôsob organizácie spoločnosti, čo môže byť diferenciáciou alebo integráciou. Keďže diferenciácia znamená, že organizácia sa skladá z rôznych jednotiek, ktoré pracujú na špecializovaných úlohách - funkciách, ktoré používajú rôzne pracovné metódy, a preto si vyžadujú zamestnancov s jedinečnými kompetenciami; integrácia znamená, že rôzne jednotky alebo oblasti musia navzájom spolupracovať,to znamená, že sa musia neustále stretávať, aby koordinovali prácu. (Don Hellriegel, 2005, s. 300)

Početné úlohy, ktorým čelí nadnárodná alebo veľká spoločnosť, vedú k tomu, aby sa usilovali o špecializáciu, a teda o rozdelenie práce, čo znamená, že činnosti spoločnosti sú rozdelené na malé úlohy, každý človek čelí vlastným problémom, a preto každý ktorí ich musia riešiť vlastným spôsobom. Rozdelenie práce a špecializácia sú úmerné veľkosti organizácie, pretože zložitosť činností by bola pre každého veľká.

Dôvody pre jeho efektívnosť: osoba je vyškolená v jednej činnosti, to znamená, že školenie je jednoduchšie, vedie k vynálezu zariadenia / strojového zariadenia, aby sa výrobný proces stal efektívnejším. (Meggison, 2009, s. 261)

Negatívne dôsledky: únava, monotónnosť a nedostatok motivácie, ktoré ovplyvňujú efektívnosť.

integrácia

Keďže spoločnosti alebo organizácie rozlišujú svoje návrhy, manažéri sa musia zaujímať o otázky integrácie. Organizácia, bez ohľadu na to, či je veľká alebo malá, je viac ako súčet jej častí; je to integrácia jeho častí. Pretože odlišné jednotky sú súčasťou organizácie vo všeobecnosti, na to, aby bola spoločnosť efektívna, je potrebná určitá miera koordinácie medzi nimi. (Don Hellriegel, 2005, s. 300)

Okrem organizácie organizačnej štruktúry sa musí analyzovať aj samotná štruktúra, ktorá môže byť horizontálna alebo vertikálna. Štruktúra, ktorá sa má implementovať, bude závisieť od typu spoločnosti. Vertikálna štruktúra často závisí od jej minulosti, jej rozhodovania, politických predpojatostí, externých účastníkov a dokonca aj od vonkajších okolností, a preto tento typ štruktúry slúži ako „kompas“ na usmerňovanie rozhodovacích činností. zamestnancov; Na druhej strane horizontálna štruktúra sa používa v organizáciách, ktoré sú príliš veľké a zložité na to, aby sa dali rozdeliť na menšie jednotky nazývané oddelenia.

Vertikálne rozloženie

Keďže spoločnosti rastú a starnú, majú tendenciu stať sa viac byrokratickými, avšak ak sú správne zacielené, môžu byť efektívne, pretože poskytujú poriadok a usmernenie. (Meggison, 2009). Päť aspektov spoločností zaoberajúcich sa vertikálnym dizajnom je:

Hierarchia, ukazuje úrovne správy alebo vzťahy medzi úrovňami spoločnosti. (Don Hellriegel, 2005, s. 301) Rozsah kontroly alebo časť správy je počet zamestnancov, za ktorých je osoba zodpovedná. Širší rozsah kontroly vytvára ploššiu organizáciu s menším počtom hierarchických úrovní. Neexistuje „primeraný“ počet podriadených zodpovedných za šéfa, vedúceho alebo vedúceho, ale hlavnými faktormi sú: kompetencia vedúceho a zamestnanca, podobnosť alebo nerovnosť vykonávaných úloh, geografická blízkosť, komplexnosť funkcií, frekvencia nových problémov v oddelení manažéra a stupeň jasných prevádzkových noriem. (Don Hellriegel, 2005, s. 301), (Meggison, 2009, s. 263) Autorita, zodpovednosť a formálnosť. Úrad,Je to tragant, ktorý drží strany vertikálne a horizontálne spolu, pretože okrem práva prijímať rozhodnutia to znamená aj zodpovednosť a formálnosť konania. Zodpovednosť je povinnosťou a povinnosťou zamestnanca dodržiavať pokyny uvedené pri plnení pridelenej úlohy. Formálnosť je predstavená nadriadeného, že podriadený prijme kredit za pridelenú úlohu alebo, v opačnom prípade, zodpovednosť / vinu za zlú prácu. Formálnosť je bod, v ktorom sa zbližuje autorita a zodpovednosť a je nevyhnutná pre optimálny výkon. Začína sa tým, keď sa vytvorí organizácia a práca sa rozdelí,Musí k tomu dôjsť v spojení s pridelením zodpovedností, pretože zodpovednosť a oprávnenie sú delegované na vykonávanie pridelenej úlohy. Na dosiahnutie účinného delegovania sa musia stanoviť ciele a normy, ktoré zabezpečia jasnosť (spätnú väzbu) zadaného poradia, účasť a motiváciu, čakanie na dokončenie práce, zabezpečenie primeraného školenia; Hlavnou prekážkou delegovania je schopnosť nadriadeného delegovať, tj strach, že budú robiť veci zle alebo horšie, že budú robiť veci tak dobre, že ich zatienia Centralizácia a decentralizácia, ktoré naznačujú, kde sa prijímajú rozhodnutia a ako jeho názov naznačuje,centralizácia je koncentrácia moci na vrchole organizácie alebo oddelenia a decentralizácia je delegovanie právomoci na zamestnancov alebo oddelenia na nižšej hierarchickej úrovni. Faktory, ktoré môžu ovplyvniť rozhodnutie spoločnosti, ktorá sa má centralizovať alebo decentralizovať, sú: náklady na rozhodnutie, jednotnosť politík, úroveň hospodárskej súťaže, kontrolné mechanizmy a environmentálne vplyvy.

Pojem moci sa považoval za širší ako pojem autorita, ktorý sa chápe ako osobitný prípad moci. (ESTUDIOS. Philosophy-history-letters, 1993), ale v pracovnom prostredí sa stávajú zmätenými, pretože sú odlišné, ale idú ruka v ruke, pretože podľa autority (Meggison, 2009, s. 294) je právo nariadiť iným konať alebo nekonať s ideálom na dosiahnutie určitých cieľov alebo cieľov, zatiaľ čo sila je schopnosť ovplyvňovať jednotlivcov, skupiny, udalosti alebo rozhodnutia. Oprávnenie teda neznamená, že podriadení poslúchajú manažéra, vyžaduje si to postavenie tejto pozície a naopak.

Rovnako ako autorita a sila, aj povinnosti a zodpovednosť sa zmiasť nielen v podnikateľskom prostredí, ale aj v osobnom prostredí. Povinnosťou je povinnosť, ktorú je určitá osoba povinná plniť, zatiaľ čo zodpovednosť je morálnym záväzkom vykonávať určitú činnosť, je dôležité, aby vedúci pracovník bol schopný rozlíšiť, prečo podriadený vykonáva pridelenú úlohu, a Týmto spôsobom môžete určiť, či je osoba vhodná a spoľahlivá na dané miesto alebo na činnosti, ktoré sa jej majú delegovať. Ak je zodpovednosť delegovaná, musí ju pri vykonávaní pridelenej úlohy sprevádzať rovnaká miera autority, právomoci, povinnosti a zodpovednosti.

Horizontálny návrh alebo oddelenie

Rozdelenie alebo rozdelenie spoločnosti na rôzne pracovné oblasti môže byť založené na jej funkciách, produkte, geografickej oblasti, klientoch, procesoch, projektoch a maticiach, je dôležité si uvedomiť, že veľká časť organizácií používa prístup nepredvídateľnosť oddelenia, to znamená, že vo svojej organizácii používajú viac ako jeden z prístupov uvedených nižšie. (Meggison, 2009, s. 305)

Dizajn alebo funkčné oddelenie podľa (Meggison, 2009, s. 306) zoskupuje spoločné funkcie alebo podobné činnosti do organizačnej jednotky tak, aby všetci ľudia, ktorí vykonávajú podobné činnosti, boli zoskupení do jednej sekcie alebo oblasti. Jeho hlavnými výhodami alebo výhodami sú efektívnosť dosiahnutá špecializáciou, vylučuje duplicitu funkcií, personálu a vybavenia, rozširuje kariérny rozvoj a podporuje odbornú prípravu v rámci funkčnej oblasti, umožňuje výmenu skúseností, podporuje technické rozhodovanie vysoká kvalita; jej nevýhody, nedostatočná komunikácia medzi rôznymi oddeleniami alebo oblasťami, konflikty týkajúce sa produktových priorít, zameranie sa skôr na problémy a ciele rezortu ako na organizačné a školenie manažérov krátkozrakosti.(Don Hellriegel, 2005) Dizajn alebo oddelenie podľa produktu alebo divíznej štruktúry znamená, že všetky funkcie-úlohy, ktoré prispievajú k produktu, sú organizované pod manažérom alebo podľa (Meggison, 2009, s. 273), je zvoliť si mini - jemnejšie, poloautonómne organizácie postavené na konkrétnych výrobkoch, z ktorých každá má svoje vlastné funkčné činnosti. Podľa (Don Hellriegel, 2005, s. 307) rozdeľujú organizáciu na rôzne autonómne jednotky zodpovedné za vývoj, výrobu a predaj svojich vlastných výrobkov a služieb na svojich vlastných trhoch. Každá produktová služba má svojich vlastných funkčných špecialistov a potrebné zdroje, preto sa decentralizácia podporuje prispôsobením funkčných činností požiadavkám príslušného produktu.Jeho výhody spočívajú v tom, že umožňujú rýchle zmeny a viditeľnosť vo výrobnej linke, podporujú záujem zákazníkov, jasne definujú zodpovednosti každej produktovej rady a vyvíjajú manažérov schopných myslieť prostredníctvom funkčných línií a jeho nevýhody sú: nie Umožňuje efektívne využívanie zručností alebo zdrojov, ani nepodporuje koordináciu činností medzi rôznymi výrobnými linkami, na druhej strane vytvára konflikty pri prideľovaní zdrojov každej z nich a obmedzuje kariérnu mobilitu., je koncentrácia aktivít založená na ich umiestnení, tj na miestach / oblastiach, kde sa nachádzajú. Postupy a postupy a normy sa môžu líšiť v závislosti od osobitostí danej zemepisnej oblasti. výhody,mať k dispozícii zariadenia a vybavenie potrebné na výrobu a distribúciu, byť schopný riešiť problémy v oblasti, priblížiť výrobu dodávateľom; nevýhody, každá oblasť vykonáva svoje vlastné funkcie, takže do určitej miery dochádza k duplicite funkcií, konfliktu medzi cieľmi každej lokality a organizačnými cieľmi.Návrh siete alebo virtuálna organizácia subdodávateľmi niektoré alebo mnohé zo svojich operácií dodáva iným spoločnostiam. a koordinuje ich na dosiahnutie konkrétnych cieľov. Poukazuje na skutočnosť, že kontakty a pracovné vzťahy v sieti sa uľahčujú elektronickými prostriedkami, ako aj prostredníctvom osobných stretnutí. Organizácia ako sieť umožňuje organizácii súťažiť na základe rýchlosti a schopnosti rýchlo prenášať vedomosti. výhody,Spoločnosť spája svoju vlastnú hodnotu a vedomosti, ktoré sa vyhýbajú subdodávateľom, umožňuje manažérom zamerať sa na svoje činnosti a podporuje delegovanie aktivít, združuje ľudí s rôznym zázemím a nápadmi v tom istom projekte, spoločnosti môžu pracovať s široká škála dodávateľov, zákazníkov a ďalších rôznych organizácií. Nevýhody iných organizácií nemôžu dodržať stanovené termíny, manažéri musia dohliadať na prácu v iných organizáciách, a preto nie sú jasné hranice autority, zodpovednosti a formality, takže projekty sa oneskorujú a stávajú sa Drahé oddelenie procesov alebo zariadení je zoskupenie činností, ktoré sa zameriava na výrobné procesy alebo zariadenia.Tento typ oddelenia je výhodný, keď strojové zariadenie vyžaduje určitý stupeň špecializácie alebo výroba by sa nikdy nemala zastaviť, pretože je to veľmi drahé. Hybridy sú oddelenie podľa projektu a podľa matrice. D. Každý projekt zahŕňa vytvorenie tímov nezávislých odborníkov s obmedzeným trvaním, potrebných na dosiahnutie konkrétneho cieľa. D. matica je podobná d. na projekt, ale manažér nemá žiadne priame oprávnenie nad členmi projektovej skupiny. Organizácia tohto manažéra je mimoriadne zaťažená rôznymi funkčnými oddeleniami, čo vytvára dojem matice. (Meggison, 2009, s. 278)Každý projekt zahŕňa vytvorenie tímov nezávislých odborníkov s obmedzeným trvaním, potrebných na dosiahnutie konkrétneho cieľa. D. matica je podobná d. na projekt, ale manažér nemá žiadne priame oprávnenie nad členmi projektovej skupiny. Organizácia tohto manažéra je mimoriadne zaťažená rôznymi funkčnými oddeleniami, čo vytvára dojem matice. (Meggison, 2009, s. 278)Každý projekt zahŕňa vytvorenie tímov nezávislých odborníkov s obmedzeným trvaním, potrebných na dosiahnutie konkrétneho cieľa. D. matica je podobná d. na projekt, ale manažér nemá žiadne priame oprávnenie nad členmi projektovej skupiny. Organizácia tohto manažéra je mimoriadne zaťažená rôznymi funkčnými oddeleniami, čo vytvára dojem matice. (Meggison, 2009, s. 278)

Organizačné schémy alebo vývojové diagramy

Žiaľ, používanie organizačných schém je prax, ktorú mnohé organizácie, najmä mikropodniky, malé a stredné podniky, často nevyužívajú. Jeho dôležitosť spočíva v tom, že v čase jej vypracovania musí byť vykonaná analýza a diagnostika pozícií, jasne sú stanovené podmienky spoločnosti, zodpovednosť a právomoci členov v rámci organizácie a miesto, na ktorom pôsobia. v tom sú špecifikované funkcie a povinnosti, čo z dlhodobého hľadiska umožňuje väčšiu kontrolu. (Mercado, 2004, s. 281)

Organizačné schémy sú doplnené príručkami a na základe (Mercado, 2004, s. 306) môžu byť definované ako štruktúra autoritatívnych vzťahov, ktorá pripisuje právo vykonávať určité funkcie, napríklad delegovanie funkcií. a rozhodovanie. Na druhej strane ľudia udeľujú autoritu na základe hodnosti, vedomostí, reputácie, úcty, ktorú majú, atď. Autorita v každej organizácii vychádza zhora nadol.

Na základe uvedených skutočností možno charakter orgánu zmapovať alebo klasifikovať ako: lineárny alebo vojenský, funkčný, lineárny a štábny (štáb) a výbory.

Klasifikácia oprávnenia v organizácii

Lineárne alebo vojenské

Je to najstarší typ organizácie, tu je riaditeľ alebo vedúci oddelenia zodpovedný iba za činnosti, ktoré sú zodpovedné iba za činnosti, ktoré sú priamo pod jeho jurisdikciou, a je zodpovedný iba osobe, ktorá je nad ním priamo. (Mercado, 2004, s. 308)

výhoda:

Je to jednoduché, takže je ľahké porozumieť všetkým zamestnancom. Každá pozícia má svoje oprávnenie, a preto je zodpovedná. Jeden alebo viacerí zamestnanci sú zodpovední jednému šéfovi. Uľahčuje komunikáciu medzi rôznymi hierarchiami. Nevýhody: Preťaženie nadriadených šéfov, aby sa nemohli venovať všetkým aspektom, ktoré sú im predložené, koordinácia a spolupráca sa nedajú ľahko dosiahnuť, neumožňuje špecializáciu, málo času na vykonanie všetkých objednávok.

Funkčný typ

Umožňuje špecialistovi v určitej oblasti posilniť jeho manažérov v obmedzenej a jasne definovanej oblasti právomoci, špecialista má za úlohu plánovanie, prípravu a vykonávanie vlastných plánov a je zodpovedný za výsledky. V tomto type organizácie musí každá osoba, s výnimkou osôb na vyšších úrovniach, rokovať s rôznymi nadriadenými, z ktorých každý je špecialistom v danej oblasti. (Mercado, 2004, s. 308)

výhoda:

Supervízor trávi celý svoj čas riadením a vykonávaním určitej činnosti, špecializácia funkcií. Nevýhody: Z dôvodu špecializácie sa školenie s projekciou, a tým aj iniciatíva, zanedbáva. Pretože existuje viac ako jeden supervízor, disciplína je porušená. Zmena alebo presun supervízorov vytvára konflikty a vylučuje zodpovednosti.

ZAMESTNANCI lineárny typ

Na základe (Mercado, 2004, s. 309) je to organizácia, v ktorej riaditeľ má tím riaditeľov bez priamej autority nad zamestnancami, ktorí vyšetrujú, informujú a radia výkonnému orgánu; Prúd autority a zodpovednosti je však rovnaký ako v lineárnej zodpovednosti: je obmedzený na vaše vlastné oddelenie.

výhoda:

Uspokojivá deľba práce sa dosiahne bez toho, aby sa obetovalo príliš veľa jednotlivcov pri kontrolných operáciách. V organizácii je väčšia flexibilita. Linkové jednotky sa môžu koordinovať a zlepšovať prostredníctvom funkčných a poradenských činností. vo svojich činnostiach existuje trend k špecializácii, zachováva si autoritu a zodpovednosť v jednej línii. Personálne oddelenia koordinujú

nevýhody:

Názory zamestnancov môžu spôsobiť trenie Zamestnanci môžu prevziať zodpovednosť od zamestnancov

výbory

Sú to skupiny ľudí z viac-menej rovnakej úrovne, ich účelom je koordinovať a vymieňať si informácie, radiť vrcholovému manažmentu alebo dokonca robiť rozhodnutia pre seba a môžu byť ad hoc, štrukturálne alebo trvalé.

Pretože výbory sú obohatené ľuďmi s rôznym zázemím a skúsenosťami, jednou z ich výhod je to, že existuje veľké množstvo poznatkov, skúseností a zručností, a preto sú prezentované rôzne riešenia toho istého problému; účasť jeho členov má tendenciu zvyšovať ich akceptáciu a zabraňuje zneužívaniu moci. Jednou z veľkých nevýhod je individuálna dominancia jednej alebo viacerých osobností, namiesto hľadania najlepšieho odporúčania sa uchýlil k sociálnemu tlaku. Zle riadený výbor je neefektívny a nákladný.

Výhody organizácie

Činnosti, ktoré bude každá osoba robiť, sú známe a týmto spôsobom sa zabráni duplicite funkcií / činností. Pretože každý pozná svoje miesto v spoločnosti, sú pracovné vzťahy dobre definované. Ak existuje dobrý vzťah medzi ľuďmi a činnosti je možné dosiahnuť špecializácia Uľahčuje delegovanie funkcií Zvýšená účinnosť

Po stanovení typu organizácie, analýzy a popisu práce musí spoločnosť vykonať príručky postupov, ktoré systematickým a usporiadaným spôsobom uvedú informácie potrebné na vykonanie každej jedna z funkcií v spoločnosti a budú zobrazené ako grafy s postupnosťou krokov, ktoré sa majú sledovať, nazývané tiež vývojové diagramy.

Pretože symbolika použitá v vývojových diagramoch je univerzálna, všetci pracovníci ju dokážu prečítať, pokiaľ sú na to vyškolení, niektoré z nich sú: (Valda, 2012)

Vývojový diagram

Keď sa dokončí návrh organizácie s podporou rôznych organizačných princípov, objaví sa potreba koordinovať funkcie s oddeleniami a ľuďmi zhodným spôsobom.

koordinácia

Podľa Stonera, Freemana a Gilberta, 1996, koordinácia je proces, ktorý integruje činnosti / funkcie nezávislých oddelení s cieľom účinne dosiahnuť organizačné ciele (Valda, 2012).

Podľa (Outsourcing & consulting, 2012) na dosiahnutie tohto cieľa je nevyhnutné vykonať analýzu zahŕňajúcu všetky oddelenia spoločnosti, ktoré majú určitú úlohu pri koordinácii podnikania. Okrem zohľadnenia ich osobitostí a charakteristík, vlastných aj odvetvia, a analýzy náchylnosti ku koordinácii a ich informovania všetkým zamestnancom v zmysle toho, kto a ako ich bude koordinovať, ako napríklad oblasť môže byť koordinovaná výroby, aby sa zabránilo pracovným úrazom.

Koordinačné mechanizmy, Mintzbergova teória šiestich

Šesť funkcií manažéra

Pre Mintzsberga je možné hlavné funkcie každého administrátora rozdeliť do 3 sektorov: zdôrazňujú sa neosobné, ich funkcie vedúceho, vedúceho, sprievodcu a styk; informácií zameraných na monitorovanie a konečné rozhodovanie týkajúce sa jeho podnikania, riešenia konfliktov, dobrého vyjednávača a schopného delegovať funkcie.

Šesť základných stavebných blokov

(Lic. Ana Beatriz Castillo Herrera, 2006) Pretože štúdium a návrh organizácie sú komplexné, Mintzberg zdôrazňuje dôležitosť presného návrhu založeného na blokoch, ktoré tvoria súčasť a koordinačných mechanizmoch:

Jadro činnosti, tu sa vykonávajú základné práce, napríklad továreň alebo kancelária, strategický vrchol, vykonáva sa všeobecné riadenie, stredná čiara, sú to manažéri, ktorí sa na hierarchickej úrovni nachádzajú medzi predchádzajúcimi dvoma, technická štruktúra, sú všetci počítačoví špecialisti, ktorí sa podieľajú na návrhu, riadení a údržbe systému, pomocný personál, sú pomocní zamestnanci, ako sú pracovníci údržby, sekretárky, vzťahy s verejnosťou okrem iného, organizačná kultúra, hodnoty a viery.

Šesť základných koordinačných mechanizmov

Podľa Mintzberga je prirodzené, že každá činnosť, ktorá tvrdí, že má určitú organizáciu, si vyžaduje rozdelenie práce a koordináciu rôznych funkcií, a preto je možné organizačnú štruktúru chápať ako rozdelenie úloh a koordináciu tých istých činností.: (Valda, 2012)

Vzájomná adaptácia, koordinácia prostredníctvom neformálnej komunikácie, práca v náročných podmienkach, úspech spoločnosti závisí od prispôsobenia odborníkov navzájom, priamy dohľad vzniká, keď skupina vyžaduje tímovú prácu a jedna osoba preberá zodpovednosť za ostatných a Na dosiahnutie tohto cieľa vydáva pokyny a kontroluje ich funkcie: Štandardizácia práce alebo procesov, odkazuje na programovanie obsahu, špecializáciu a postupy, ktoré treba dodržať Štandardizácia výsledkov alebo výstupov, výsledky sú špecifikované, nie funkcie. zručností je pracovník štandardizovaný a nie výsledky alebo práca. Pracovník získa schopnosti, zručnosti a znalosti mimo spoločnosti, aby ich neskôr uplatnil pri rovnakej štandardizácii pravidiel,členovia spoločnosti zdieľajú spoločné presvedčenie, takže sa im darí koordinovať

Podľa (Lic. Ana Beatriz Castillo Herrera, 2006) Tieto mechanizmy možno nájsť dokonca aj v najmenších spoločnostiach, aj keď ich všetky existujú, jedna je dominantná, je však potrebné skombinovať organizačný dizajn s deviatimi základnými faktormi rozdelenia. práce a koordinácie: špecializácia, formalizácia vedomostí, školenie, presvedčenia, kontrolný priestor, systémy plánovania a kontroly, vertikálne a horizontálne decentralizačné a styčné zariadenia, medzi ktoré patria styčné pozície, pracovné skupiny, štruktúra materská spoločnosť a integrujúci správcovia. Pri všetkých vyššie uvedených skutočnostiach sa musí zohľadniť vek a veľkosť spoločnosti, technológia, ktorú používa, životné prostredie a sila.

Šesť konfigurácií organizácie

Mintzberg uvádza, že pred uplatňovaním organizačnej stratégie je potrebné zohľadniť šesť konfigurácií organizácie:

Jednoduchá štruktúra alebo organizácia podniku, zameriava sa na mikropodniky, malé a stredne veľké podniky s veľmi malým počtom formalizovaných funkcií alebo činností, neexistuje žiadne alebo len malé plánovanie, manažérska hierarchia je malá, kde vlastníkom je všeobecne generálny manažér, rozdelenie práce je flexibilné Mechanická byrokracia alebo organizácia strojov sa vyskytuje v zrelých spoločnostiach, kde je miera zmeny mierna, vyznačuje sa tým, že personálna oblasť štandardizuje funkcie rôznych oddelení. Tento typ organizácie je ideálny pre tie spoločnosti, v ktorých je na dosiahnutie konkurencieschopnosti dôležité vedenie nákladov. Byrokracia alebo profesijná organizácia nie je byrokracia taká, ako je, pretože sa nekoncentruje; Hoci je práca komplexná, dá sa štandardizovať, čo umožňuje základné vedomosti a zručnosti.Tento typ organizácie je ideálny pre spoločnosti v stabilnom, ale zložitom prostredí. Divízna konfigurácia alebo diverzifikovaná organizácia je vhodná pre spoločnosti s rozmanitými výrobkami a trhmi, každá divízia má svoju vlastnú štruktúru Misijná organizácia, spoločnosť podlieha svojej ideológie, jej členovia sú motivovaní zostať jednotní, takže rozdelenie práce je nejasné, pochybné, existuje len malá špecializácia a diferenciácia. Ich koordinácia je normou. Adokracia1 alebo inovatívna organizácia, ktorá má pôvod v spoločnostiach s konkurenčnou stratégiou zameranou na inováciu, podporuje vzájomné prispôsobovanie sa vysoko špecializovaných a vysokokvalifikovaných pracovníkov, adokraciu treba vnímať ako „komunitu spoločenstiev“ „Na dosiahnutie inovácie.

Niektoré spoločnosti môžu byť plne identifikované jednou z týchto klasifikácií, najbežnejšou je však ich kombinácia.

Šesť typov decentralizácie

Horizontálna a vertikálna centralizácia, obmedzená horizontálna decentralizácia, horizontálna decentralizácia, obmedzená vertikálna decentralizácia, selektívna decentralizácia a decentralizácia

Šesť impulzov organizácie

Impulz pre vodcovstvo, sila strategických dodatkov pre vodcovstvo na udržanie kontroly nad rozhodovaním a koordináciou sa dosahuje priamym dohľadom Impulz k racionalizácii, technicko-štruktúra nalieha na racionalizáciu štandardizáciou pracovných procesov a podporuje obmedzenú horizontálnu decentralizáciu, ktorá spôsobuje organizáciu strojov. Cesta k fragmentácii, manažéri stredných línií, hľadanie autonómie, vyvíjanie tlaku na narušenie štruktúry, a teda centralizácia moci prostredníctvom vertikálnej decentralizácie, ktorá spôsobuje organizáciu. diverzifikovaný pohon smerom k profesionalizácii, jadro operácií vyvíja tlak na profesionalizáciu spoločnosti s cieľom minimalizovať vplyv ostatných kolegov,pomocní pracovníci vyvíjajú tlak na spoluprácu, čím sa zapájajú do hlavných činností spoločnosti. Organizácia si osvojuje inovatívnu konfiguráciu. V jednote existuje ideológia ako sila, ktorá spôsobuje zjednotenie jej členov.

záver

Ako je vidieť, organizácia a koordinácia organizácie sa vzájomne dopĺňajú, môžeme si však položiť otázku, čo bolo skôr, kuracie mäso alebo vajce? alebo koordinácia? Spoločnosť musí mať v prvom rade načrtnuté svoje usmernenia, kam chce ísť, koordinovať a potom organizovať všetky svoje zdroje, je dôležité, aby spoločnosť nikdy nestratila zo zreteľa svoje organizačné ciele, pretože budú usmernením na dosiahnutie jej cieľov.

Okrem nevyhnutných príručiek a usmernení je dôležité, aby sa spoločnosť obklopila ideálnym personálom na efektívne a efektívne vykonávanie svojich funkcií a pri každej zo svojich činov hľadala dokonalosť.

Bibliografia

Hispavista blogdiario.com. (November 2006). Získané 2008, z Current Logistics, plánovanie: http://ricardomo19.blogdiario.com/1164555420/Chiavenato, I. (1988). Riadenie, výkon a hodnotenie ľudských zdrojov. Mexiko: Mc Graw Hill Don Hellriegel, SE (2005). Administratíva, prístup založený na kompetenciách. Mexiko: Thomson Studies. filozofia, história-listy. (1993) Galindo, JG Základy správy Lic. Ana Beatriz Castillo Herrera, MJ (8. augusta 2006). Metropolitná autonómna univerzita. Získané 12. februára 2014, z teórie „Mintzberg Six“: paradigma na štúdium a dosiahnutie úspechu malých a stredných spoločností v Mexiku. http://biblioteca.umanizales.edu.co/ils/opac_css/index.php?lvl=notice_display&id=49010Meggison, M. &. (2009). Administration,koncepcie a aplikácie. Mexiko: CECSA. Mercado, S. (2004). Aplikovaná správa, teória a prax. Mexiko: Limusa.Nunes, P. (5. mája 2008). knoow.net. Získané 13. februára 2014 z konceptu Adokracie: http://www.knoow.net/es/cieeconcom/gestion/adhocracia.htmOutsourcing &consulting, C. (25. marca 2012). Portál obchodnej koordinácie.com. Získané 12. februára 2014, z postupu pre koordináciu obchodných činností, kde začneme: http://www.coordinacionempresarial.com/el-procedimiento-de-coordinacion Reyes Ponce, A. (1996). Moderná správa. Mexiko: Limusa. Riberiro, L. Vytvárajte zisky. Ediciones Urano, SA Valda, JC (6. november 2012). Veľké MSP. Našiel 12. februára 2014 z: https://www.grandespymes.com.ar / 2012/11/06 / techniky organizácie a koordinácie v spoločnosti / techniky organizácie a koordinácie v spoločnosti: Weinhrich, KH (1998). Administratíva, globálna perspektíva. Mexiko: Mc Graw Hill.